‘Kostbare tijd besparen met slimme software’

“Wat komt een accountant hier doen als we een softwareoplossing voor onze administratie nodig hebben?” Het was een letterlijke vraag van één van de partners van Ploum Law Firm toen Dirk Verheul voor het eerst op bezoek was in het fraaie advocatenkantoor aan de Blaak in Rotterdam.
Dirk kan lachen om de kritische vraag: “Het is ook een niet-alledaagse combinatie: een accountant met softwareoplossingen. De tijd dat een accountant alleen je administratie en jaarrekening verzorgde, ligt echter al even achter ons. De digitalisering heeft ons werk veranderd. Wij zijn daar nadrukkelijk in mee gegaan. Sterker nog: we hebben fors geïnvesteerd in onze IT-kennis en hebben een IT-specialist als zusterbedrijf aan ons gebonden. We leveren hierdoor niet alleen cijfers op, maar zorgen er ook voor dat rapportages efficiënt tot stand komen en maximaal inzicht geven in resultaten.”

Ploum Law Firm is intussen ook overtuigd van de voordelen. “We zijn enthousiast”, vertelt Boukje van Steen, interim-manager financiële administratie bij Ploum. “Onze werkprocessen zijn versimpeld en geoptimaliseerd. De kwaliteit van onze dienstverlening is hierdoor zeker toegenomen. Uren van advocaten zijn kostbaar. Deze dienen we optimaal in te zetten. Advocaten willen zelf ook zo min mogelijk tijd besteden aan interne processen. De nieuwe inrichting van onze backoffice scheelt ons wekelijks vele uren, die wij nu op een andere manier kunnen inzetten voor onze klanten.”

Ploum werkt sinds de zomer van 2018 met Legalsense, TwinField en een scan- en herkenoplossing voor inkoopfacturen. “Alles is geautomatiseerd, door de hele organisatie heen. De hele routing van inkoopfacturen is efficiënter en goed te volgen. In het verleden gingen de facturen fysiek door de organisatie heen, dat is nu niet meer nodig omdat autorisatie digitaal plaats vindt. Declaraties gaan eerder de deur uit waardoor er sneller wordt betaald. Verder hebben we meer inzicht in de boekingsgangen. Het systeem maakt automatisch rapportages die we op verschillende niveaus kunnen inzetten.”

Boukje vervolgt haar verhaal: “Er kunnen met de nieuwe software veel makkelijker nieuwe mensen aanhaken aan ons systeem, omdat het bekende en gebruiksvriendelijke software is. Je bent dus minder tijd kwijt met inwerken van medewerkers. Vroeger hing alles ook af van de beschikbaarheid van de afdeling financiële administratie. Nu zijn er meer mensen in de organisatie die kennis van de software hebben, waardoor collega’s minder afhankelijk zijn van onze afdeling. Daardoor verlopen onze werkprocessen een stuk sneller. Nu scant een secretaresse bijvoorbeeld eenvoudig de inkoopfacturen in en zet deze klaar in de portal. De advocaat accordeert de facturen digitaal op een moment dat hem het beste uitkomt en hoeft hier niet fysiek voor aanwezig te zijn op kantoor.”

Ewa Krysmann, projectmanager en IT-manager, prijst vooral de wijze van implementeren door Visser & Visser. “Sinds 2015 werkt Ploum in de Cloud. We geloven in locatie-onafhankelijk werken. Het heeft veel voordelen en maakt ons werk efficiënter. NetDocuments was onze eerste stap in de Cloud. We wilden verschillende processen bewust stap voor stap aanpakken, omdat je met diverse afdelingen en lagen in de organisatie te maken hebt.”
De IT-manager is erg te spreken over de nieuwe administratieve software: “De Cloud-oplossing is zo flexibel dat onze mensen overal kunnen werken: op kantoor, thuis of bij de cliënt. Het zijn digitale nomaden geworden. Hoe anders was dat voorheen.”

Het administratieve proces is nu zo ingericht dat het advocatenkantoor maximale efficiency behaalt. Boukje vertelt dat ze vooral veel tijd bespaart die voorheen verloren ging aan handmatige transacties. “Van het doen van aangiften en het betalen van inkoopfacturen tot het invoeren en declareren van uren. We hebben nu real-time inzicht in de omzet van onze praktijken met een online dashboard.”

De nieuwe manier van werken voelt volgens de interim-manager al helemaal vertrouwd aan: “Alles werkt soepel. Fijn is dat we ook na afloop van het implementatietraject gewoon kunnen bellen met Visser & Visser. Bij vragen denken ze direct praktisch mee met ons.”

Ewa stelt dat ze als IT-manager het nog nooit heeft meegemaakt dat ‘medewerkers zo tevreden waren over de software-oplossingen’. “Al onze advocaten voeren nu zelf hun uren digitaal in. Dat werkt erg eenvoudig via Legalsense. We merken dat de advocaten blij zijn dat ze nu de mogelijkheid hebben om hun uren direct via de app op hun smartphone in te voeren. Dankzij de app zijn uren altijd en overal bij! Ik heb serieus nog nooit met een systeem gewerkt dat zo gebruiksvriendelijk is ingericht.”

Boukje vult aan: “Ook een declaratie maken is eenvoudiger en het kost minder tijd omdat fee-earners en secretaresses dit nu zelf kunnen. Voorheen kon dit alleen door de financiële administratie gedaan worden met het gevolg dat je daar dan soms op moest wachten. Nu kan een declaratie er met spoed uit. Zo zijn er meer voorbeelden te noemen.”

Boukje erkent dat Ploum aanvankelijk koos voor Visser & Visser vanwege de kennis van software en de advocatuur. “Het is erg prettig als iemand de taal van je branche spreekt. Al snel bleek hoe fijn het was dat deze partij ook alle verstand heeft van boekhouden. We hoefden hen niet uit te leggen hoe voorschotten en verschotten geboekt moeten worden of hoe je om moet gaan met derdengeldenrekeningen. We kregen er zelfs gericht advies over en zij hielden hier rekening mee bij de inrichting. Data overzetten naar een nieuw systeem is één, maar deze dienstverlening is echt toegevoegde waarde. Visser & Visser heeft echt wel begrepen hoe het werkt in de advocatuur!”

www.ploum.nl