Transformeren naar een digitale boekhouding en de rol van de accountant

Een accountant speelt vaak een belangrijke rol bij de zoektocht naar een praktijkmanagementsysteem. Een accountant heeft namelijk doorgaans een uitgesproken merkvoorkeur. Hij of zij zal het liefste voor zoveel mogelijk klanten vanuit één en dezelfde applicatie werken; veelal AFAS, Exact, Twinfield of Unit4. Hoe efficiënter de accountant kan werken, des te fijner voor u. Maar, let wel: de efficiëntie die u als advocaat kunt behalen is het allerbelangrijkste. Voor financiële professionals zoals de accountant, boekhouder of financial controller is een interessante rol weggelegd tijdens het selecteren van een praktijkmanagementsysteem. Dirk Verheul leverde een bijdrage over de rol van de accountant in het whitepaper 'Praktijkmanagementsystemen' gepubliceerd door Lexxyn Groep.

Klik op onderstaande button om het gehele whitepaper te lezen.

"De advocatuur is een specifieke branche met eigengereide werkwijzen. Als de fax het niet doet, dan is dat voor ieder ander bedrijf iets om de schouders voor op te halen. Voor een advocatenkantoor niet. Zij zijn aan regels gebonden. Door de praktijk te begrijpen, voeg je als financieel specialist waarde toe. Vanuit die hoedanigheid worden we vaak gevraagd mee te denken bij de zoektocht naar nieuwe praktijksoftware, zoals een praktijkmanagementsysteem. De accountant kan hierbij een mooie rol vervullen, maar wel binnen bepaalde kaders.

Facturen inboeken en bankzaken klaarzetten; dit alles gebeurde enkele jaren terug nog handmatig. Dit kostte niet alleen tijd, maar aan de achterkant was het haast onmogelijk om goede rapportages te maken. Snel cijfers beschikbaar hebben en adequaat inspelen op ontwikkelingen was een lastige zaak.

Hedendaagse software heeft hier verandering in gebracht. Nu kijken we op afstand mee en klikken samen door de rapportages heen. In een goede financiële rapportage dient bijvoorbeeld het onderhanden werk met één klik inzichtelijk zijn. Wanneer dit goed is ingericht houdt een kantoor eenvoudig de controle over haar gehele financiële situatie. Er is meer druk op het resultaat, waardoor financiële aspecten zoals winst per partner meer aandacht krijgen. Om daarin snel inzicht te krijgen, kan een softwarepakket uitkomst bieden. Maar de transformatie naar een digitale boekhouding is spannend. Kantoren zijn een postboek gewend, hoe moet dat dan straks online? Bij die disciplines kan een financieel expert een kantoor helpen.

• Tip: Transformeer zo snel mogelijk. De best practice is echt om er geen hele reis van te maken. Als je het doet: doe het dan goed. Het gaat anders te veel verwarring opleveren. Begin, los van een pilotgroep, niet in kleine groepen. Hoe kunnen kantoren de voordelen ervaren van software als niet iedereen er mee werkt? Door vast te houden aan het idee dat een gefaseerde invoering een gevoel van rust geeft, breng je jezelf in problemen. De kans dat je dan gaat aanmodderen is te groot.

• Tip 1: Voor een financieel specialist, of deze nu intern of extern is, is een goede koppeling tussen de urenregistratie en de boekhouding cruciaal. Hierop moet u als kantoor blindelings kunnen vertrouwen. U wilt intern geen discussie voeren omdat de gerapporteerde omzet niet klopt met de urenregistratie.

• Tip 2: Het is in deze tijd een absolute pré dat het inkoopproces digitaal kan worden ingericht. Op die manier komt alles digitaal binnen. Facturen worden vanaf één plek en in één keer afgehandeld. 

• Tip 3: Ook de bankkoppeling is een cruciaal punt om onder de loep te nemen. Zo kunnen banktransacties efficiënt verwerkt worden en betalingen in batches uitgevoerd worden.

• Tip 4: Het is bij de inrichting belangrijk naar de rapportagefunctionaliteiten te kijken. U wilt immers volledig en realtime inzicht in omzet en loonkosten per fee-earner, onderhanden werk, winst per partner etc.

Er zijn pakketten die koppelen met applicaties zoals AFAS of Twinfield, weer anderen hebben een eigen financiële applicatie, specifiek gebouwd voor de advocatuur. Maar uiteindelijk is de boekhouding slechts één onderdeel van uw kantoor. Kijk liever naar de urenschrijvers en hoe die gefaciliteerd kunnen worden, zodat zij optimaal kunnen werken. Laat het secretariaat haar gewenste werkproces schetsen. Spreek met cliënten en breng hun behoeften in kaart. In mijn optiek moeten de financieel betrokkenen overal mee kunnen werken, al dan niet na een training. Een accountant kan functionaliteiten onder de loep nemen en helpen bij het zo handig mogelijk inrichten van de financiële administratie. 

Mij wordt regelmatig gevraagd om offertes voor een nieuw praktijkmanagementsysteem te beoordelen. Daar begin ik niet aan. Ik wil zo eerlijk mogelijk adviseren. Dat lukt mij op mijn vakgebied, de financiële aspecten van het systeem, maar niet op het gebied van alle andere disciplines zoals dossier- en documentbeheer. 

Een accountant is echter een prima gesprekspartner tijdens een demonstratie van softwareleveranciers. Hij of zij kan meekijken en de financiële functionaliteiten kritisch onder de loep nemen en zelfs testen. Zorg er echter wel voor dat de rol van de accountant niet allesbepalend is. Het gewenste werkproces en de ambities van uw kantoor dienen centraal te staan. Ik vind dat mijn mening als financieel specialist gewaardeerd mag worden, maar niet leidend moet zijn."