'Managementinformatie portaal voor SPO Utrecht'

Growteq heeft voor Stichting Openbaar Onderwijs Utrecht een organisatie breed managementinformatie portaal ontwikkeld. Dit portaal biedt online inzicht in zaken als de exploitatie, subsidie, personeelsbezetting en loonkosten van 32 aangesloten scholen in Utrecht. Het portaal is zo ingericht dat individuele schooldirecties op een zeer gebruiksvriendelijke manier inzicht hebben in het reilen en zeilen van hun eigen school. Voor het stafbureau van SPO Utrecht combineert het portaal zowel financiële als operationele cijfers tot een overzichtelijk (geconsolideerde) managementrapportage van alle scholen.

De Stichting openbaar Primair Onderwijs, kortweg SPO Utrecht genoemd, is een stichting met een eigen stafbureau. De scholen zijn zelf verantwoordelijk voor hun personele en financiële administratie. Het stafbureau faciliteert ze daarbij door bijvoorbeeld contracten aan te gaan met een administratiekantoor, werkprocessen te optimaliseren en de administratief medewerkers te scholen. Ook verzorgt SPO de managementinformatie voor de schooldirecties en het eigen stafbureau.

De personeel- en salarisadministratie (PSA) en financiële administratie van de scholen wordt gedaan in de modules HRM/Payroll en Financieel van AFAS Online. De gegevens uit AFAS Online werden vervolgens weergegeven in een verouderd managementinformatiesysteem. Dat systeem was niet in staat de benodigde rapportages op een snelle en gebruiksvriendelijke manier weer te geven. Jurg Hendriks, medewerker personeel en financiën bij SPO Utrecht zegt hierover: “Vanwege de beperkingen van ons informatiesysteem had de financiële afdeling moeite om op een snelle, eenduidige manier informatie beschikbaar te stellen. Onze informatievoorziening bleek onvoldoende en in sommige gevallen was de getoonde informatie zelfs onbetrouwbaar.”

Eind 2014 besloot SPO Utrecht op zoek te gaan naar een nieuw managementinformatiesysteem en schreef een aanbesteding uit. In de aanbesteding was niet alleen de technische oplossing van belang, maar juist ook het kennisniveau van de aanbieder. De vraag was een hoogwaardige dienstverlening te bieden – kwalitatief goed, flexibel en efficiënt. Growteq had het meest aantrekkelijke aanbod. Het sloot aan bij het programma van eisen van de onderwijsstichting. Ook de verhouding prijs-kwaliteit was gunstig. Hennie Leene, controller bij SPO Utrecht zegt over de keus: “Doorslag voor ons heeft de kennis en kunde gegeven die Growteq in huis heeft op het gebied van financiële en administratieve processen.”

Het management portaal voor SPO Utrecht is opgebouwd uit de meerdere managementinformatie dashboards. Elk dashboard heeft een eigen onderwerp en kan vanuit de centrale landingspagina (portaal) door de schooldirectie of een van de stafmedewerkers van SPO Utrecht benaderd worden. Na het inloggen via een veilige (versleutelde) verbinding hebben de gebruikers toegang tot de volgende dashboards met managementinformatie:

Het loonkosten dashboard toont het loonkostenoverzicht op aanstellingsniveau (kostendrager) en per medewerker. Voor elke verloonde periode worden de details van de begrote en gerealiseerde loonkosten weergegeven. Door middel van een centrale cockpit worden de belangrijkste indicatoren van het uitputtingsoverzicht lonen weergegeven.

Met het financieel dashboard beschikt SPO Utrecht over de belangrijkste overzichten, zoals exploitatie, balans en subsidieruimte. Met de uitgebreide analysemogelijkheden kan vervolgens continu gemonitord en geanalyseerd worden. Zo is het mogelijk om de begroting af te zetten tegen realisatie en in te zoomen tot op de individuele grootboekmutatie. Ook is het mogelijk om direct vanuit het management dashboard een kopie van de originele factuur op te halen en binnen dezelfde omgeving te bekijken.

Het bezettings- en verzuimdashboard biedt meer operationeel georiënteerde inzichten, zoals formatie & bezetting, ziekteverzuim, mobiliteit (in-uitdienst, tijdelijke contracten) en personalia. De formatie is uitgesplitst in de belangrijkste componenten zoals: bruto, BAPO, tijdelijke uitbreiding en verlof, waardoor er inzage is in de netto formatie. Directies en stafmedewerkers hebben inzicht in de actuele verzuimcijfers en trends op groepsniveau per school tot op medewerker niveau.

Na een voorspoedig ontwikkeltraject is het managementinformatiesysteem up-and-running en beschikbaar voor de 32 aangesloten scholen. Het belangrijkste aandachtspunt bij de uitrol naar de schooldirecteuren was de gebruiksvriendelijkheid. Projectleider Arnoud van der Heiden zegt hierover: "Je maakt analyses voor mensen die niet gewend zijn om daar dagelijks mee om te gaan. Dat houdt in dat je de informatie zo helder mogelijk moet presenteren, zodat de gebruiker in één oogopslag ziet of hij krijgt wat hij zoekt. Want als je iets krijgt wat je niet begrijpt, gebruik je het niet. We moesten ons dus opleggen om niet te denken vanuit je eigen kennis en kunde, maar vanuit de mensen die níet de hele dag met cijfers in de weer zijn. QlikView biedt daar de mogelijkheden voor. Ook op dat vlak bewijst het product zijn flexibiliteit. Met QlikView is het een koud kunstje om door de hele analyse heen een uniforme opmaak te hanteren. Dat bevordert de ‘leesbaarheid' aanzienlijk.”

Het proces als geheel is soepel verlopen. Het succes is met name te danken aan voldoende en duidelijke (interne en externe) communicatie en een prettige samenwerking tussen opdrachtgever SPO Utrecht en leverancier Growteq. Terugblikkend zegt SPO controller Leene: “Growteq heeft zich als echte kennispartner laten zien en weet goed welke vragen en problemen wij als onderwijsorganisatie ervaren. Met QlikView zorgt Growteq er met ons voor dat onze schooldirecteuren dichter bij de informatie kunnen zitten om betere beslissingen te nemen. Het is belangrijk dat onze schooldirecteuren zelfstandig en ad hoc vragen kunnen stellen en informatie kunnen verwerken zonder dat er altijd tussenkomst van onze specialisten noodzakelijk is. De vragen die zij morgen willen stellen weten ze immers vandaag nog niet. Verder zullen we op termijn met dit systeem opvallend minder tijd kwijt zijn met analyses en het opstellen van rapportages, dus ook op dat gebied gaan we sterk vooruit.”