Verzekerde loonsom berekenen? Tips voor de naverrekening van personeelsverzekeringen
Op het moment dat ik deze blog schrijf, tikt de regen tegen de ramen. Na afloop van het jaar regent het meestal ook enveloppen of mails van verzekeringsmaatschappijen die aan u vragen een opgave te doen van de definitieve loonsomgegevens over het achterliggende jaar. Bijvoorbeeld voor uw ziekteverzuimverzekering, uw WGA-hiaatverzekering, collectieve ongevallenverzekering of andere personeelsgerelateerde polissen. Zorg dat u niet onnodig over een te hoog bedrag premie moet betalen. Tien tips over het berekenen van de loonsom!
Naverrekening personeelsverzekeringen
Regelmatig krijgen wij de vraag of we even een verzamelloonstaat willen mailen. Een verzamelloonstaat verstrekken is een kleine moeite. Als u de loonsom overneemt van de verzamelloonstaat bent u weliswaar snel klaar, maar loopt u tegelijkertijd het risico om (veel) teveel premie te betalen. Onderstaand geven wij u een aantal tips waarmee u kunt voorkomen dat u onnodig veel premie betaalt.
Verzekerd loonbegrip
Welke loonbestanddelen tellen mee?
Overwerkvergoedingen, bonussen en andere variabele beloningen
Bijtelling auto’s
Ontslagvergoedingen en ander loon uit vroegere dienstbetrekking
Maximering per werknemer
Werknemers waarvoor de verzekeraar geen risico loopt
Stagevergoedingen
Beschikbare data in de salarisadministratie
Een voorbeeld uit de praktijk
Verzekerd loonbegrip
Per verzekeringspolis is het verschillend welk loon het uitgangspunt is. Soms is dit het vaste bruto salaris inclusief vakantietoeslag. In andere gevallen is dit bijvoorbeeld het loon voor de werknemersverzekeringen.
Welke loonbestanddelen tellen mee?
Nadat duidelijk is welk verzekerd loonbegrip voor de desbetreffende polis geldt, is het zinvol om na te denken welke loonbestanddelen wel of niet meetellen voor de grondslag waarover de premie wordt berekend. Dit verschilt per soort polis en per verzekeraar. Graag voorzien wij u van een aantal tips.
Voordat u navraag doet bij uw verzekeraar of assurantietussenpersoon is een eerste vraag die zinvol is om u af te vragen: “Loopt de verzekeraar over het desbetreffende looncomponent een risico?” Als het loonbestanddeel niet meetelt voor de vaststelling van de hoogte van de uitkering is dit niet het geval. Dit betekent dat het in feite niet reëel is dat u hier premie over betaalt.
Overwerkvergoedingen, bonussen en andere variabele beloningen
Overwerkvergoedingen en bonussen worden in de meeste gevallen niet betaald als een medewerker langere tijd ziek is. Als in uw bedrijf een substantieel deel van de loonsom bestaat uit overwerkvergoedingen en/of bonussen of andere variabele beloningen is het zinvol navraag te doen of variabele loonbestanddelen meetellen in de verzekerde loonsom. Een ander onderwerp waar een verzekeraar geen risico over loopt, is de uitbetaling van het saldo vakantie-uren bij de eindafrekening van werknemers die uit dienst zijn gegaan.
Bijtelling auto’s
Ook de bedragen voor de bijtelling van auto’s van de zaak tellen niet in alle gevallen mee.
Ontslagvergoedingen en ander loon uit vroegere dienstbetrekking
Ontslagvergoedingen tellen niet mee voor de hoogte van de verzekerde loonsom. Hetzelfde geldt voor bepaalde uitkeringen die als “loon uit vroegere dienstbetrekking” kwalificeren.
Maximering per werknemer
Voor veel polissen geldt een maximum verzekerd loon per werknemer. Bij een WGA-hiaatpolis is dit vaak het maximum premieloon waarover u premies moet afdragen aan de Belastingdienst (€ 66.956 per jaar in 2023). Voor verzuimpolissen geldt soms een maximum van bijvoorbeeld € 100.000 of € 125.000 per werknemer per jaar.
Werknemers waarvoor de verzekeraar geen risico loopt
Als u een werknemer in dienst hebt die (in het verleden) een arbeidsongeschiktheidsuitkering had, valt deze werknemer onder de zogenoemde no-riskpolis van het UWV. Dit betekent dat UWV aan u een Ziektewetuitkering verstrekt op het moment dat de werknemer ziek wordt. De verzekeraar loopt voor deze werknemer geen risico als het gaat over de loondoorbetaling bij ziekte. Het is daarom reëel dat voor werknemers voor wie een no-riskpolis geldt geen premie voor een verzuimverzekering wordt berekend.
Stagevergoedingen
Ook stagevergoedingen tellen niet mee in de loonsom waarover de premie wordt berekend. Let overigens op dat u stagiaires niet verwart met BBL-werknemers.
Beschikbare data in de salarisadministratie
In de salarisadministratie is een enorme hoeveelheid data beschikbaar. Deze is gemakkelijk en snel inzichtelijk te maken. Zo zijn looncomponenten bijvoorbeeld geclassificeerd (bijvoorbeeld: incidenteel loon) en gecategoriseerd (bijvoorbeeld: overwerk, bijtellingen, enz.). Dit maakt het mogelijk om met het selecteren van de juiste criteria de loonbestanddelen uit te sluiten waarover u geen premie aan uw verzekeraar bent verschuldigd.
Een voorbeeld uit de praktijk
Werkgever X heeft een loonsom van € 2.880.000. Er is € 214.660 aan variabele beloningen uitbetaald. Stel dat u 3,5% voor uw verzuimpolis betaalt, dan scheelt dit u al ruim € 7.500. We praten dan nog maar over één verzekeringspolis!
Geld besparen
Het is zinvol om goed te beoordelen over welk bedrag u per verzekeringspolis premie bent verschuldigd. Ook bij een kleinere loonsom kunt u het nodige geld besparen. Wij zijn u graag van dienst om uw vragen te beantwoorden. Ook voor het in beeld brengen van de op te geven loonsom kunt u bij ons terecht. Betaal niet onnodig veel premie!
