Procesoptimalisatie: de juiste dingen beter doen

Procesoptimalisatie is hot. Typ het maar eens in op Google en het levert 193.000 resultaten in twee tiende seconde. Lean, waardestroom map, effectief, efficiënt en processmapping zijn woorden die in de eerste resultaten naar voren komen.

Waarom is het eigenlijk hot? Ik ben van mening dat de oorzaak ligt in het feit dat we meer moeten doen in minder tijd. Arbeid is schaars. We zijn liever niet onnodig twee keer hetzelfde aan het doen en vaak op zoek naar de meest efficiënte manier van werken.

Procesoptimalisatie kan overal in de onderneming toegepast worden. Bij marketing, productie, after- sales. Waar wij als accountant vooral warm van worden, is optimalisatie van alle processen rondom de financiële administratie.
Te vaak komen wij nog tegen dat er allerlei vastleggingen plaatsvinden ‘omdat we dat altijd op die manier doen’. Veelal zijn die vastleggingen overbodig of inmiddels vervangen door gemoderniseerde systemen. Of managementrapportages die door middel van Excel worden opgesteld. Niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig en niet actueel.

Het is goed om een vraagstuk rondom procesoptimalisatie op te pakken vanuit een nulmeting. Wat is er op dit moment, hoe wordt dat gedaan en welke software wordt daarvoor gebruikt? Vanuit de nulmeting kijk je dan verder waar koppelingen tussen pakketten gelegd kunnen worden, en kom je tot een oplossing voor gestroomlijnde managementrapportages en het anders inrichten van processen om tijd te besparen.

Groeiende ondernemingen waarbij de huidige bezetting op de administratie het maar net kan bijhouden of zelfs tijd tekort heeft, zijn hiermee het meest geholpen. Vaak wordt een uitbreiding van de administratie als oplossing gezien. Mocht je als ondernemer op dat punt staan, kijk dan eerst naar het optimaliseren van de administratieve processen. Wij hebben voorbeelden genoeg waarbij, na een procesoptimalisatie, een uitbreiding niet meer nodig is en personeelskosten bespaard kunnen worden.

Meer weten? Neem dan contact met ons op.