Laat telewerken u niet tegenwerken

Vanwege de uitbraak van de COVID-19 pandemie, werden Brabanders opgeroepen om vanaf 9 maart 2020 thuis te werken. Vanaf 12 maart 2020 gold deze oproep voor heel Nederland. Massaal zaten we aan onze geïmproviseerde werkplekken op zolder, in de kelder of aan de keukentafel. Om dit te faciliteren mochten we toetsenborden, extra schermen en een bureaustoel ophalen op kantoor of kregen we een bedrag om dergelijke zaken zelf te kopen. Door het thuiszitten ging ook de energierekening omhoog en moesten we extra koffie en toiletpapier hamsteren. Veel werkgevers betaalden deze kosten – door het Nibud becijferd op € 2,00 per dag – voor hun werknemers. Ook de in ons land werkende zuider- en oosterburen kwamen in hun thuiswerkbubbel terecht.

Terwijl veel werknemers niet konden wachten elkaar weer op kantoor te ontmoeten, is het telewerken anderen zo goed bevallen dat ze dat willen blijven doen. Veel werkgevers willen dit graag faciliteren. Is dit echter belast loon of zijn er nog vrijstellingen en zo ja, waar moet u daarbij op letten? Heeft het telewerken voor u en/of uw Belgische of Duitse werknemers nog consequenties? Hierbij nemen wij u mee in de mogelijkheden en de do’s en don’ts bij telewerken.

Alle verstrekkingen en terbeschikkingstellingen op de werkplek, vallen onder de zogenaamde nihilwaarderingen. Dit is belast loon, maar heeft een waarde en dus belastingheffing van nihil (€ 0,00). Deze nihilwaardering geldt helaas meestal niet voor de thuiswerkplek. Dat is alleen zo als deze een eigen ingang én eigen sanitaire voorzieningen, zoals een toilet en een fonteintje, heeft.

Kunt u als werkgever dan niets onbelast aan uw werknemers verstrekken of ter beschikking stellen op de thuiswerkplek? Jawel, er zijn namelijk verschillende gerichte vrijstellingen:

• Noodzakelijkheidscriterium

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (toetsenborden, schermen, printers, et cetera) aan werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als deze noodzakelijk zijn voor de werknemer om zijn of haar werk te kunnen doen. Dit wordt het noodzakelijkheidscriterium genoemd.

Let op! Leg de voorwaarden voor een vergoeding van een voorziening in het kader van het noodzakelijkheidscriterium goed vast in de arbeidsvoorwaarden van de werknemers.

• Arbovoorzieningen

Volgens de Arbeidsomstandighedenwet moet u zorgen voorbepaalde voorzieningen op de (thuis)werkplek. Dit kan gericht vrijgesteld als een werknemer aldaar ook gebruik maken van deze arbovoorzieningen. Werknemers mogen geen eigen bijdrage hiervoor moeten betalen.

Let op! De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt alleen als een werknemer daadwerkelijk thuiswerkt. Maak daarover dus duidelijke afspraken en leg deze vast.

Tot 2022 waren thuiswerkvergoedingen nog niet gericht vrijgesteld. U moest ze dan ook aanwijzen als eindheffingsbestandeel. Dit kostte u 80% eindheffing, voor zover ze niet in de ‘vrije ruimte’ van de werkkostenregeling ondergebracht konden worden. Gelukkig was de ‘vrije ruimte’ in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3% over de eerste € 400.000 van uw fiscale loonsom.

Vanaf 2022 is er voor de thuiswerkvergoeding een gerichte vrijstelling van maximaal € 2,15 per dag (in 2023). Deze geldt echter meestal niet als een werknemer op dezelfde dag naar kantoor reist . Als een werknemer op een thuiswerkdag andere zakelijke ritten heeft, is de gerichte vrijstelling wél van toepassing.

Let op! Als u een vaste periodieke thuiswerkvergoeding wil geven, mag dat alleen voor het gemiddeld aantal thuiswerkdagen per week. Leg dit goed vast in een telewerkovereenkomst.

Iemand die fysiek in zijn of haar woonland werkt, moet over het salaris dat hij of zij daarmee verdient, in het woonland belastingen en sociale verzekeringspremies betalen. Dit geldt ook voor telewerken. Dit had grote gevolgen kunnen hebben voor u en uw Belgische en Duitse werknemers. Gelukkig had Nederland in allerijl met beide landen overeenkomsten gesloten, zodat dat er voor de belastingheffing niets hoefde te veranderen. Ook in Europees verband werd snel geschakeld om datzelfde voor de sociale zekerheid voor elkaar te krijgen.

Op 1 juli vorig jaar liepen de belastingafspraken af en op 1 juli aanstaande zal het coronabeleid voor de sociale zekerheid komen te vervallen. Blijven uw Belgische en Duitse werknemers ook daarna voor 25% of meer van hun arbeidstijd thuiswerken, dan zal de sociale zekerheid van hun woonland van toepassing worden. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben voor hun toekomst en brengt ook de nodige administratieve lasten voor u als werkgever met zich mee.

Om grensarbeiders ook ná 30 juni 2023 nog voldoende te kunnen laten thuiswerken zonder gevolgen voor de sociale zekerheid, is in Europees verband, de Kaderovereenkomst telewerken gesloten. Op basis daarvan mogen werknemers maximaal 50% van hun arbeidstijd telewerken. Dat percentage is een verdienste van Nederland, vanwege het hoog aantal parttimers in ons land.

Let op! U en uw werknemers kunnen alleen gebruik maken van de Kaderovereenkomst telewerken als de werknemer ten minste 50% van zijn of haar arbeidstijd fysiek in het werkt waar zijn of haar werkgever is gevestigd. Daarnaast moet tijdens het telewerken de digitale verbinding met de werkgever (vrijwel) de gehele tijd openstaan.

U heeft kunnen lezen dat er vele mogelijkheden zijn om het thuiswerken van uw werknemers te kunnen faciliteren. Het is daarbij echter wél belangrijk om daarbij goed op te letten en de zaken goed te regelen. Visser & Visser is u graag van dienst om het thuiswerken van uw werknemers in goede banen te leiden. Neemt u hiervoor gerust contact met ons op. Alleen dan zal telewerken u niet tegenwerken.