10 tips om de kosten van jaarrekeningcontrole beheersbaar te houden
In een tijd van groei van bedrijvigheid, groei van ondernemingen en een toenemend algemeen kostenniveau, is het beheersbaar houden van bedrijfskosten voor elke ondernemer een uitdaging. Ook het beheersbaar houden van controlekosten is een uitdaging voor ondernemers én auditors. Hieronder 10 tips om de kosten van jaarrekeningcontrole beheersbaar te houden.
1. Maak vooraf goede afspraken over oplevering
Door vooraf goede afspraken te maken over oplevering van stukken, aansluitingen en analyses wordt efficiency bereikt in het controleproces.
2. Neem uw organisatie mee in het controleproces
Gedurende het controleproces vindt overleg plaats met medewerkers van uw organisatie. Tijdig plannen van werkafspraken voorkomt vertraging van het proces.
3. Werk digitaal
Visser & Visser werkt met de digitale Youprovide tool. Dit is een veilige online tool waarmee uitvraag van controledocumentatie wordt verricht. Hierdoor kunt u op eigen tijd en wijze de benodigde gegevens uploaden. Status en voortgang van oplevering is hier voor alle betrokkenen inzichtelijk en geborgd.
4. Zorg voor een sterke AO/IB
Een sterke administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) draagt bij aan het mitigeren van risico’s dat de jaarrekening een materiële afwijking bevat. Als de controlerend accountant in staat is te steunen op maatregelen van interne beheersing heeft dit reductie van werkzaamheden tot gevolg.
5. Benut de (export)mogelijkheden van uw IT systemen
IT systemen hebben uitgebreide functionaliteit die vaak niet volledig wordt benut. Door creatie van IT controls wordt gegenereerde controle-informatie betrouwbaarder. Exportmogelijkheden van data worden vaak onvoldoende benut. Data-analyse krijgt een steeds belangrijker plaats in accountantscontrole en draagt bij aan opsporing van fouten.
6. Wees kritisch op uw juridische structuur
Om allerlei redenen worden juridische structuren met veel BV’s opgetuigd. Bij uitvoering van de jaarrekeningcontrole vraagt dit extra aandacht in de vorm van scoping, analyses onderlinge transacties etc. Bekijk kritisch of uw structuur geen overbodige entiteiten bevat. Niet alleen voor de jaarrekeningcontrole, maar vooral om zelf efficiënter te werken en administratieve lasten te verlichten.
7. Zoek de innovatie
Zoek met elkaar de innovatie binnen de audit. Visser & Visser werkt met een standaard auditdashboard voor standaardanalyses. Hiermee bereiken we dat standaardwerkzaamheden zo veel mogelijk geautomatiseerd worden uitgevoerd.
8. Benut de aanbevelingen uit de managementletter
Middels de managementletter worden onder meer verbeteringen van de AO/IB (zie tip 4) aangereikt. Door deze te benutten versterkt u de interne controlesystemen. Hoe beter uw interne controles werken, hoe meer de accountant hier op kan steunen.
9. Bepaal het optimale moment van uitvoering controle na afloop boekjaar
Het gros van de boekjaren in Nederland is gelijk aan het kalenderjaar. Veel jaarrekeningcontroles moeten in de eerste vier maanden na afloop van het boekjaar plaatsvinden in verband met deadlines. Als geen harde deadline van toepassing is, kan uitvoering in juni / juli na afloop boekjaar leiden tot efficiency aangezien meer controle-informatie beschikbaar is door het verstrijken van de tijd.
10. Communiceer
Wederzijds afstemmen van verwachtingen hoort bij een goed controleproces. Het begrijpen van elkaars verantwoordelijkheden draagt bij aan een efficiënte uitvoering.
Jaarrekeningcontroles moeten voldoen aan de hoogste vaktechnische eisen. Dit vraagt investeringen in kwaliteit van auditors, IT en innovatie. Kwaliteit heeft een prijs. Als het goed is brengt prijs ook kwaliteit, efficiency en meerwaarde.
Graag denken wij met u mee!
